Правила составления документов
Установка формата бумаги и размеров полей
Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.
Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.
Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.
В таблице приведены размеры полей по ГОСТ.
| Таблица 1 |
Размеры полей по ГОСТ 2003
Поля | ГОСТ, мм |
Левое | 20 |
Правое | 10 |
Верхнее | 20 |
Нижнее | 20 |
Общая структура документа
Каждый документ имеет три основные части .
Заголовочная часть содержит реквизиты, расположенные до текста. Заголовочная часть делится, в свою очередь, на левую и правую половины.
Основная часть содержит информацию по сути документа и приложения.
Оформляющая часть содержит реквизиты, расположенные после текста.
Основные реквизиты документов
Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Информация, расположенная в документе, имеет строго определенное назначение и местоположение на листе бумаги.
Реквизит — информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).
ГОСТ 6.30 определяет:
- состав реквизитов документа;
- их местоположение в документе;
- правила оформления.
Перечень реквизитов документа по ГОСТ 6.30-2003
01 — Государственный герб Российской Федерации;
02 — герб субъекта Российской Федерации;
03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 — код организации;
05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 — код формы документа;
08 — наименование организации;
09 — справочные данные об организации;
10 — наименование вида документа;
11 — дата документа;
12 — регистрационный номер документа;
13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 — место составления или издания документа;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — резолюция;
18 — заголовок к тексту;
19 — отметка о контроле (2003 — новое место расположения );
20 — текст документа;
21 — отметка о наличии приложения;
22 — подпись;
23 — гриф согласования документа;
24 — визы согласования документа;
25 — оттиск печати;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка об исполнителе;
28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 — отметка о поступлении документа в организацию;
30 — идентификатор электронной копии документа.
Обязательные реквизиты
08 — наименование организации;
10 — наименование вида документа;
11 — дата документа;
12 — регистрационный номер документа;
18 — заголовок к тексту;
20 — текст документа;
22 — подпись.
Расположение реквизитов на бланке документа
| Наименование организации | |||||||||
| НАИМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА | |||||||||
ДД.ММ.ГГГГ | № | ||||||||
На № | от ДД.ММ.ГГГГ | ||||||||
Заголовок к тексту (не более двух строк) | |||||||||
Основной текст документа | |||||||||
Должность | (подпись) | И.О. Фамилия | |||||||
Таблица 2 |
Сравнение ГОСТов 97, 2000 и 2003 годов и стандарта предприятия по составу реквизитов
Стандарт (ГОСТ 97) | 2000 | 2003 | |
Изменяется количество реквизитов | 28 | 29 | 30 |
Не сохраняется нумерация отдельных реквизитов | |||
Появляются одни реквизиты, удаляются другие | |||
Сохраняется преемственность в расположении и правилах оформления |
Как видно на схеме, все реквизиты располагаются либо в заголовочной части документа, либо в оформляющей. В основной части документа — только реквизит 20 (текст).
Большая часть — в левой стороне заголовочной части. Заголовочная часть документа называется «шапкой» документа.
В зависимости от типа и назначения документа он может содержать не все реквизиты.
Некоторые реквизиты взаимоисключающие друг друга, т. е. не могут присутствовать в документе одновременно, например реквизиты 15 (адресат), 16 (гриф утверждения документа).
Комментарии
Отправить комментарий